Traject van organisatiebeheersing, -ontwikkeling en kwaliteitsmanagement

Sinds begin 2010 is de VVSG gestart met een Traject naar Uitmuntendheid voor lokale besturen. Dit traject heeft als doel lokale besturen mee te nemen in een lange termijnvisie op organisatiebeheersing, -ontwikkeling en kwaliteitsmanagement. Als besturen de stap naar uitmuntendheid willen zetten op lange(re) termijn, moeten ze eerst investeren in het volledig ontwikkelen en implementeren van de PDCA (Plan-Do-Check-Act) verbetercyclus op alle niveaus en binnen alle onderdelen en domeinen van hun werking en dienstverlening. Dit gebeurt uiteraard stap voor stap: domein per domein, niveau per niveau. Het consequent en stapsgewijs doortrekken van de PDCA-filosofie binnen elk segment van de organisatie, maakt de organisatie sterk van binnen uit, waardoor de weg naar verbeteren niet meer te stuiten is.

Om besturen hierbij concreet te helpen, zijn we vanuit de VVSG gestart met de publicatiereeks “Verbeteren door zelfevaluatie”, bestaande uit:

  • Een generiek kwaliteitskader en een bijhorend zelfevaluatiemodel
  • Vertalingen van dit generiek kwaliteitskader en het bijhorend zelfevaluatiemodel naar de taal, het vakjargon, de context en (werk)praktijk van alle onderliggende domeinen en onderdelen van een lokaal bestuur

ZODAT:

  • Iedereen vanuit zijn eigen context, praktijk, taal en vakjargon kan nagaan hoe ver dat hij staat op het vlak van het realiseren van de PDCA-verbetercyclus op zijn niveau en binnen zijn domein of onderdeel (= ZELFEVALUATIE (ANALYSE) OP MAAT)
  • Iedereen vanuit zijn eigen context, praktijk, taal en vakjargon gericht kan toewerken naar het stapsgewijs realiseren van de PDCA-verbetercyclus op zijn niveau en binnen zijn domein of onderdeel (= LEIDRAAD OP MAAT)

Kwaliteitskader

In het kader van de uitwerking van het Traject naar Uitmuntendheid en met het oog op het concreet ondersteunen en begeleiden van lokale besturen hebben we een kwaliteitskader ontwikkeld, helemaal als een schil gebouwd rond de plan-do-check-act verbetercyclus en bestaande uit 5 belangrijke onderdelen:

  • Onderdeel 1: Management
    • Dat onderdeel bevat verschillende elementen van aansturing, zoals betrokkenheid, verwachtingen, ambities, doelstellingen, planning, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en communicatie
  • Onderdeel 2: Middelen
    • Dat onderdeel bevat de verschillende randvoorwaarden waarmee rekening moet gehouden worden, zoals financiële middelen, personeel en competenties, infrastructuur en ICT
  • Onderdeel 3: Dienstverlening
    • Dat onderdeel bevat aandachtspunten i.k.v. de uitwerking, uitvoering en beheersing van de uitvoering van de kermprocessen, -taken, -activiteiten en –opdrachten
  • Onderdeel 4: Meten en verbeteren
    • Dat onderdeel bevat aandachtspunten van bewaken, meten, opvolgen en verbeteren
  • Onderdeel 5: Kwaliteitsmanagementsysteem
    • Dat onderdeel bevat enkele meer formele ondersteunende elementen, zoals documenten- en registratiebeheer

De publicatiereeks “Verbeteren door zelfevaluatie” met de handboeken, werkboeken, leidraden en ander onderliggend gereedschap zijn allemaal opgebouwd rond, afgeleid van en/of opgehangen aan het VVSG-kwaliteitskader, of eerder denk- en werkkader.

Handleiding

Algemeen werkboek

Totaalconcept

Het totaalconcept van organisatiebeheersing, –ontwikkeling en kwaliteitsmanagement sluit helemaal aan bij het Traject naar Uitmuntendheid, zijnde het ontwikkelen en implementeren van de PDCA-verbetercyclus op alle niveaus, vlakken en binnen alle onderdelen, lagen en domeinen van de organisatie. Het komt er op neer om overal in de organisatie stapsgewijs systematiek in te bouwen. Om besturen hierin concreet te ondersteunen vertalen we het VVSG-kwaliteitskader voor organisatiebeheersing, -ontwikkeling en kwaliteitsmanagement naar alle niveaus, domeinen en onderdelen van hun organisatie, zodat er uiteindelijk 1 uniform kader of kapstok is die op alle niveaus, vlakken en binnen alle lagen, onderdelen en domeinen van de organisatie kan gebruikt of toegepast worden om finaal te verbeteren en te evolueren naar uitmuntendheid op lange(re) termijn.

Altijd hetzelfde model, hetzelfde denk- en werkkader, hetzelfde stramien, dezelfde methodiek, dezelfde filosofie en visie, maar telkens toegepast op een ander niveau of vlak en binnen een ander onderdeel of domein van een lokaal bestuur, dat is de opzet en dat moet garanderen dat er overal in alle lagen en op alle niveaus van de organisatie een interne, zichzelf versterkende dynamiek van beheersing, ontwikkeling en verbetering tot stand komt.

Vertalingen naar alle onderdelen, domeinen en niveaus

De VVSG heeft via haar Traject naar Uitmuntendheid kwaliteitskaders en zelfevaluatie-instrumenten ontwikkeld op maat van alle niveaus, onderdelen en domeinen van het lokaal bestuur. Zo bestaan er op maat uitgewerkte kwaliteitskaders en zelfevaluatie-instrumenten in de taal, praktijk en het vakjargon van:

  • De gemeenten, OCMW's, politiezones en hulpverleningszones
  • Managementteams (cf. werking managementteams)
  • De sturende/ondersteunende domeinen zoals HRM, financieel management, ICT, interne/externe communicatie, facility management, aankopen en secretariaten (administratieve en juridische ondersteuning)
  • De domeinen van (hulp- en) dienstverlening:
    • Cluster omgeving (ruimte en economie): lokale economie, technische diensten (incl. openbare werken), ruimtelijke ordening en stedenbouw, milieu, wonen en mobiliteit
    • Cluster vrije tijd en toerisme: vrije tijd, sport, jeugd, cultuur (incl. cultuurcentra), bibliotheken en toerisme
    • Cluster sociaal beleid, burger en samenleving: burgerzaken, sociale diensten, flankerend onderwijs, mondiaal beleid (internationaal), integrale veiligheid, preventie en handhaving
    • Cluster zorg en welzijn: woonzorgcentra, dagverzorgingscentra, assistentiewoningen (serviceflats), lokale dienstencentra, gezins- & thuiszorg en kinderopvang

Kwaliteitskaders op organisatieniveau

Gemeenten

Lokale politiezones

Hulpverleningszones

OCMW's

Werking managementteams

Kwaliteitskaders voor alle sturende/ondersteunende domeinen

HRM-beheer en beleid

Externe communicatie

Financieel management

Facilitair management

ICT-management (informatica)

Aankopen (beheer en beleid)

Interne communicatie (beleid en werking)

Secretariaten (administratie)

Dienstverlening: kwaliteitskaders voor cluster omgeving (ruimte en economie)

Lokale economie (en tewerkstelling)

Milieu

Technische diensten (openbare werken)

Wonen

Ruimtelijke ordening en stedenbouw

Mobiliteit

Dienstverlening: kwaliteitskaders voor cluster vrije tijd en toerisme

Vrije tijd

Cultuur

Sport

Bibliotheken

Jeugd

Toerisme

Dienstverlening: kwaliteitskaders voor cluster sociaal beleid, burger en samenleving

Burgerzaken

Mondiaal beleid

Sociale diensten

Integrale veiligheid

Flankerend onderwijs

Dienstverlening: kwaliteitskaders voor cluster zorg en welzijn

Woonzorgcentra

Lokale dienstencentra

Dagverzorgingscentra

Gezins- en thuiszorg

Assistentiewoningen

Kwaliteitskaders voor teams en individuele medewerkers

Teamwerking en -ontwikkeling

Persoonlijke werking en ontwikkeling

Bouwstenen

Doelstellingen

Risicomanagement

Projecten

Monitoring

Processen

Verbetermanagement

Gereedschapskist

Onderliggend aan het Traject naar Uitmuntendheid is er een gereedschapskist uitgewerkt met instrumenten en gereedschap die op maat, op eigen tempo en volgens eigen doelstellingen, prioriteiten, mogelijkheden en inzichten kunnen gebruikt worden.

  • Werkboeken
  • Leidraden
  • Posters
  • Rapporteringssjablonen
  • Invulsjablonen
  • Stappenplannen 
  • Inspiratiemateriaal
  • Andere

Alles op maat te gebruiken, startende vanuit de eigen uitdagingen en problematieken op de werkvloer. Het gereedschap moet ingezet worden, niet als een doel op zich, maar als een middel om te werken aan de eigen problemen, uitdagingen en opportuniteiten.

Laat u niet ontmoedigen bij het hanteren van het gereedschap, maar laat u eerder stimuleren en prikkelen om er concreet en stap voor stap mee aan de slag te gaan!

Hanteer het gereedschap op maat van uw lokaal bestuur en gebruik het om de komende jaren tot concrete verbeteringen te komen!

 

Wat het gebruik van de kwaliteitskaders (werkboeken) betreft, gelden de volgende aanbevelingen:

Ongeacht de werkwijze of aanpak dat men kiest, levert het voor lokale besturen sowieso een meerwaarde op om op geregelde basis de kwaliteitskaders (werkboeken) te gebruiken om hun beleid, werking en dienstverlening in vraag te stellen en kritisch te analyseren met als doel verbeterpunten op te sporen en te streven naar een steeds betere, professionelere en kwalitatievere werking en dienstverlening als basis voor het realiseren van excellente resultaten op lange(re) termijn.

  • Gebruik deze kwaliteitskaders (werkboeken) om het beleid, de werking en dienstverlening in vraag te stellen
  • Betrek liefst alle relevante actoren erbij 
  • Wees flexibel en pragmatisch
  • Maak het werkbaar
  • Maak het haalbaar
  • Wees realistisch
  • Communiceer
  • Dialogeer
  • Volg op

Wat doet de VVSG voor jou?

Rond het Traject naar Uitmuntendheid, het werken aan organisatiebeheersing, -ontwikkeling en kwaliteitsmanagement, het gebruik van de kwaliteitskaders (werkboeken), zelfevaluatie-instrumenten en het onderliggende gereedschap biedt de VVSG concrete ondersteuning en begeleiding aan, in de vorm van:

  • Netwerken
  • Werktafels
  • Opleidingen
  • Begeleidingen en coachings (collectief en individueel)
  • Inleidende sessies (workshops) van halve dagen 
  • Regiotrajecten
  • Andere 

Dit aanbod kan zowel in open aanbod als op vraag (op maat) georganiseerd worden.